Versionshantering i SharePoint

Numera är versionshantering påslaget som standard i bibliotek och listor i SharePoint Online. I versionshanteringen sparas de senaste 500 versionerna av ett dokument per automatik. Tanken med versionshanteringen i SharePoint är bland annat att hjälpa dig förhindra att viktiga dokument eller data går förlorade. Om du har befintliga bibliotek eller listor som inte har versionshantering aktiverat kan du aktivera versionshantering för dem när som helst.

Versionshantering ger kontroll

Med versionshanteringen  i din SharePoint lista eller ett bibliotek kan du lagra, spåra och återställa objekt i en lista och filer i ett bibliotek när de ändrats. Versionshantering, tillsammans med andra inställningar, till exempel in- och  utcheckning av dokument, ger dig ett kontroll över det innehåll som publiceras. En metod som ofta används i vår QMS, modulen för verksamhets- och kvalitetssystem i SharePoint.

Om du vid något tillfälle, t ex under en migreringsarbete, vill slå av versionshanteringen får du göra det mha ett PowerShell script. Kom ihåg slå på versionshanteringen igen så snart du är klar.

Samarbeta i utkast

Dokumenthantering i SharePoint är ett bra verktyg för samarbete i dokument. SharePoint ger dig frihet att anpassa arbetsmetoder utefter ditt och företagets behov. En fördel med versionshanteringen är att under tiden ett dokument är under ändring och uppdatering sparar du det som utkast. När du och dina kollegor har ett slutresultat ni är nöjda med publicerar ni det för övriga som en ny fullversion av dokumentet.

Versionshantering för historik

I historiken kan du läsa och jämföra olika versioner och också återpublicera en äldre version om du så önskar.  Du ersätter då den aktuella versionen med en tidigare, och den återställda versionen blir den ny aktuell version. Tänk på att skriva en tydlig kommentar för bättre spårbarhet och historik.

Du kan använda versionshantering för att visa eller återställa en gammal version av  ett objekt i en lista eller ett bibliotek. Varje version finns alltid i en sparad med information som du har tillgång till.

Tidigare versioner är sparade i versionshistoriken och innehåller information om när en fil ändrades och vem som ändrade den. I dokumentbiblioteken kan versionshistoriken också  innehålla kommentarer om ändringarna som har gjorts. Gör det till en god vana att skriva klargörande kommentatorer när du uppdaterar ett dokument till en ny version. Du kan visa och titta på en tidigare version utan att skriva över den aktuella versionen. Om du öppnar och tittar på versionshistoriken i ett Microsoft Office-dokument, till exempel en Word-fil, kan du jämför versionerna och avgöra skillnaderna..

Versionshantering i hela SharePoint

Versionshantering är tillgänglig för  alla listobjekt i alla standardlisttyper, inklusive kalendrar, ärendeuppföljningslistor och också i anpassade listor. Det är även tillgängligt för alla filtyper som kan lagras i bibliotek, inklusive sidor. Du kan alltså använda dig av det för dina innehållssidor på intranätet också.
Förutom att du kan se när ett objekt eller en fil ändrades och vem som ändrade det ser du även när egenskaper (information om filen, objektet) har ändrats. ett exempel på det skulle kunna vara att du ändrat ett förfallodatum på ett avtal du sparar i ett SharePointbibliotek.

Läs mer om versionshantering och samarbete i SharePoint här.

 

Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

Vice VD, Sälj- & marknadsansvarig anette.lonnberg@smartsmiling.se +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare i den digitala arbetsplatsen. Anette har stor erfarenhet av lösningar i Microsoft 365 och SharePoint. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.

Vill du komma igång med ditt samarbete i SharePoint och Microsoft 365? hör av dig så hjälper vi dig igång.

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.