Bortappade filer i SharePoint och Teams

Många som hör av sig till oss- med lite panik i rösten- gör det för att de förlorat en massa dokument i SharePoint eller Teams. Man förstår ju att pulsen går upp om de där dokumenten och filerna man lagt ned så mycket jobb på fattas. Här kommer några snabba tips som kan hjälpa dig om du hamnar i den situationen.

Papperskorgen

I de flesta fall rör det sig då om du som användare har synkat dokumenten lokalt till din dator och sedan- utan att tänka på synken- valt att radera dokumenten där.
Går du till SharePoint-webbplatsen där dokumentbiblioteket ”bor” så kan du då hitta dokumenten i papperskorgen. Där kan du lätt markera och återställa dem till sin ursprungliga plats.
Den som raderat dokumenten är den som ser dem i den papperskorgen, de syns inte för alla. Som admin i SharePoint  kan man hjälpa till att gå in och leta också.

Så tänk på att – ska du städa datorn- stäng av-ta bort synken till SharePoint och Teamsfiler i OneDrive först innan du börjar rensa.

Checka in

Ett annat scenario när man själv kan se ett dokument men ingen annan kan se det. Det beror på att man i det biblioteket har tvingande check out och check in aktiverat  och att du som jobbat med dokumentet glömt att spara och checka in dokumentet i biblioteket. Tills du gjort det är det ett utkast och inte synligt för andra användare. I många typer av uppsättningar för styrande dokument etc har man den typen av inställning i biblioteket. När man jobbar med dokument och filer i SharePoint är det bra att ha koll på och förståelse för hur det är tänkt att arbetet med just de filerna eller dokumenten är tänkt att göras.

Jobba strukturerat

Med styrande dokument har man ofta processer på plats, godkännande flöden för nya versioner osv. Allt det har du ett bra stöd för i SharePoint. Ett exempel på det kan vara att jobba strukturerat med avtal och kontrakt, ett annat kan vara kvalitetsdokumentation och processer kring det.

Vill du lära dig mer om OneDrive och hur det fungerar kan du läsa mer här

Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

Vice VD, Sälj- & marknadsansvarig anette.lonnberg@smartsmiling.se +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare i den digitala arbetsplatsen. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.