Behörigheter i SharePoint

Behörigheter i SharePoint och grupper kan vara förvirrande ibland. Grupper som ger access till Teams, Planner etc fungerar inte riktigt på samma sätt som behörigheter i traditionella SharePointsajter. En annan fallgrop många ramlar i är hur det fungerar i  med behörighet i SharePoint när du delar filer via en länk. då måste du tänka på att ange med vilken access du delar länken- det är lätt att av misstag bryta satta behörigheter och ge access utan att ha kontroll.

Behörigheter i SharePoint

När du använder de nya moderna Microsoft 365-verktygen som Teams, Planner och Outlook och t ex skapar ett nytt team så får du också en webbplatssamling (En SharePoint sajt med grupp).  Behörigheter synkroniseras som standard mellan verktygen. När det är associerat med en grupp kommer behörighetsmodellen fungera annorlunda än i traditionella SharePointsajter.

Något du som sajtägare kanske inte tänker på.

Best Practise

Microsoft har några best practise som är till stöd och hjälp.

  • Om du lägger till användare på en traditionell SharePoint-webbplats lägger du till dem med  kugghjulet och Site Permissions.
  • Om du lägger till användare i en SharePoint-sajt med  grupp – för att använda Teams, Planner etc – lägg till dem med länken Medlemmar på SharePoint sajten, alternativt  lägg till dem i Teams eller Planner. Lägg inte till dem på båda platserna

Kom ihåg: I en Microsoft 365-grupp är en medlem som läggs till i tillhörande Team- eller  Planner instans medlem i SharePoint-webbplatsen. Fördelarna integration fungerar bäst om dina användares åtkomst är densamma i hela sviten. Men tänk till vad du vill att de ska kunna göra och vart/hur de ska ha access. Innehåll som du vill ha mer skyddat från att alla ska kunna uppdatera och ändra bör du se över och ta hand om. 

Tänk på att det inte finns motsvarande behörighet som gruppen besökare (visitor) när du jobbar med medlemmar i grupper för Planner och Teams. En medlem i en Gruppskapad webbplats SharePoint har möjligheter att ändra, redigera etc. Det kan t ex innebära att en medlem kan komma åt att ta bort bibliotek , vyer och flöden.

Utbilda dina användare och sajtägare om skillnaderna med traditionellt satta behörigheter med ägare, medlemmar och besökare jämfört med medlem i en associerad grupp.

 

Dela filer med länkar

Du har kanske stött på problemet. Någon har av misstag delat en fil via länk  och då råkat ge access på ett felaktigt sätt. När länken (t ex placerad) delats vidare har fler och fler personer fått access till filen.

Det sitter lite i ryggmärgen när man jobbat med SharePoint att folk får bara se det de har access till. Vi är vana att sätta strikta och korrekta behörigheter i våra dokumentbibliotek. Hur kan då det hända att accesserna ändras?

Jo när du delar en fil med en länk ska man ange med vilken access du delar den. När du kopierar/delar en länk i biblioteket öppnas denna dialog

Här kan du göra aktiva val, klicka på pilen

Här ställer du in. Personer med åtkomst betyder att du behåller behörighetsinställningarna från biblioteket. Som admin kan man ställa in att det är det som är defaultvärdet vid delning. Det tycker vi kan vara en bra konfigurering att göra för att undvika onödiga misstag.

När du gjort inställningarna som ska gälla kan du kopiera och dela länken med bättre kontroll. Och du slipper brutna arv och enskilda behörigheter på en mängd av dina dokument i dina SharePointbibliotek.

 

 

Hoppas du har nytta av genomgång och tips. Vill du veta mer eller har andra frågor?

Tveka inte att höra av dig till oss.

Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

Vice VD, Sälj- & marknadsansvarig anette.lonnberg@smartsmiling.se +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare i den digittala arbetsplatsen. anette har stor erfarenhet av lösningar i Microsoft 365 och SharePoint. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.