Teams din digitala mötes- och arbetsplats

Alltfler använder Microsoft Teams och det är också där Microsoft lägger mycket resurser på att utveckla och ständigt förbättra Teams som digital mötes- och arbetsplats. Det sista året har gjort att vi tagit till oss digitala arbets- och mötesverktyg snabbare än vad vi själva skulle kunnat tro för ett år sedan.

Här samlar vi några tips om Teams. Nyheter med också påminnelser om funktioner och arbetssätt som finns där sedan längre tillbaka.

Digital mötes- och arbetsplats

Microsoft Teams är en samling av olika verktyg och hjälpmedel för din digitala mötes- och arbetsplats:

  • Här kan du samverka och samarbeta i filer med stöd av ett SharePointbibliotek som ligger kopplat till ditt Microsoft Teams
  • Du har ett modernt chatverktyg där du kan skapa allmänna och privata kanaler efter ämnen och behov
  • Microsoft Teams ger även möjlighet att på ett säkert sätt inte bara samarbeta internt utan även externt utanför din organisation
  • Du erbjuds en mötesplats där du förutom videomöten också kan bjuda in en större publik till ”events”
  • I Microsoft Teams möten kan du skapa rum för gruppdiskussioner t ex för att köra uppgifter i workshops
  • Med appar som finns tillgängliga kan du samla dina verktyg för ditt arbete på ett och samma ställe
  • Det finns numera -kommer stöd i mötena för textning av vad som sägs – än så länge har vi endast testat, använt funktionen i möten på engelska och där fungerar det utmärkt.
  • Med Teams rullas nu också Microsoft Viva ut. Läs mer om Viva här.
  • Teams erbjuder också privata chattar som inte är kopplade till ett Team.
  • I kalendern kopplad till Teams har du full koll och kan bjuda in till möten, Teams fungerar även bra från din Outlookkalender.
  • Det finns idag också olika mallar för att skapa Team som är anpassade för olika typer av samarbeten.
  • Du kan inte branda Teams, du kan dock lägga till egen logga och anpassa vad du lägger till och avvänder tabbarna till.
  • Planner, Whiteboard, SharePoint Nyheter, Jira, Trello, Yammer, To do, kopplingar till CMS, Powerplattformen, DevOps är några av de appar som är populära verktyg att integrera in i Teams.
  • Du kan ringa med Teams och har även en röstbrevlåda.

 

Interaktiv i Teamsmöten

I ett Teamsmöte kan du vara interaktiv på olika sätt. Förutom att använda röst kan du

  • Använda chatten under tiden mötet är igång
  • Räcka upp handen då du vill ha ordet
  • Du kan välja att ”muta” dig själv när inte du pratar för att inte störa med bakgrundsljud när andra talar.
  • Du kan använda video – och även använda egen bakgrund, från bibliotek eller lägga till egen bild. Använder du inte en bild kan du sudda bakgrunden.
  • Ge reaktioner som t ex en applåd eller tumme upp när du tycker något är bra.

 

Skapa möten i Teams

Teamsmöten kan initieras , skapas på flera olika sätt. Du kan välja att skapa möten från olika ställen som:

  • Från Outlook
  • Från en kanal
  • Från din Teamskalender

Möten kan inte bara schemaläggas du kan välja att skapa ett möte direkt med ”Möte nu”

Du kan ange ett namn för mötet (även i detta fall) samt ska en länk för delning.

När du skapar Nytt Möte väljer du på alternativen att skapa och Schemalägga möte eller en Livehändelse (Event)

 

Nytt möte

Nytt möte från Teamskalender ser väldigt mycket ut som Nytt möte från Outlook eller annan kalender.

 

Du kan förutom de vanliga inställningarna även lägga till en kanal.

Till ditt möte kan du även använda Mötesanteckningar, Whiteboard etc

Ny livehändelse

När du skapar en Livehändelse delar du ut en länk och alla som har länken kommer att kunna delta i händelsen. Vill du ha någon mer som presentatör bjuder du in hen till händelsen när du konfigurerar och gör dina inställningar. Livehändelser  är ett tillägg till Teams-möten som gör att du kan schemalägga och skapa händelser för en större mängd deltagare.

Ytterligare inställningar är vilka som ska kunna se händelsen

Hur innehåll ska presenteras, om inspelning ska göras tillgänglig osv. Lär mer om Livehändelser hos Microsoft – klicka här.

Chatta i Teams

Några saker som kan vara bra att ha koll på när du använder Teamschatten är

  • Använd @ för notifieringar. Antingen @framför namnet eller framför kanalens namn för att deltagarna ska få en notifiering att du försökt nå dem.
  • Håll dig i en och samma tråd för ett och samma ämne i chatten- dvs använd Svara- då får du en läsbar tråd som är möjlig att följa.
  • Ibland räcker det att svara med en tumme upp eller liknande istället för att skriva- det håller ned bruset i chatten. om du bara svarar ja eller håll med använd symboler istället.
  • Du kan lägga upp filer direkt i chatten, tänk på att de då sparas i mappen General i det bibliotek som ligger kopplat till det aktuella Teamet.
  • Från chatten kan du också lägga till deltagare, dela skärm, starta Video eller telefonsamtal samt välja att öppna chatten i ett nytt fönster.

 

Mer läsning om Teams

Gästanvändare i Microsoft Teams

Break out rooms- grupprum- i Teams

Teams för personligt bruk

Läskvitton, handuppräckning och andra funktioner i Microsoft Teams

 

Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

Vice VD, Sälj- & marknadsansvarig anette.lonnberg@smartsmiling.se +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare i den digitala arbetsplatsen. Anette har stor erfarenhet av lösningar i Microsoft 365 och SharePoint. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.

Kontakta oss

Vill du veta mer hur du och din organisation kan dra nytta av eller optimera ert användande av Teams?

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.